Общи правила
Член 1. Правилникът за дейността на Фондацията “Обществен фонд - Пазарджик” се приема на основание чл. 15, ал. 1, т.3 от Устава на Фондацията.
Член 2. Дейността на Фондацията се основава на следните принципи
(1) Принцип на спазване на законодателството на Република България, Устава и решенията на органите на Фондацията;
(2) Принцип на отчетност и прозрачност;
(3) Принцип на публичност;
(4) Принцип на избягване на конфликти на интереси;
(5) Принцип на спазване волята на дарителите и изискванията на донорите на Фондацията.
Организационна структура на Фондацията
Член 3. (1) Съгласно чл. 11 на Устава на Фондация “Обществен фонд – Пазарджик” органите на Фондацията са: Съвет на фондацията, Изпълнителен директор и Съвет на дарителите.
(2) С решение на Съвета на фондацията се учредява Контролен съвет на фондацията.
(3) При необходимост органите на Фондацията могат да провеждат съвместни заседания, като в тези случаи решенията се вземат по реда, съответно предвиден за всеки от тях.
Член 4. По решение на Съвета на фондацията, към Фондацията и/или нейните органи за управление могат да се изграждат и други допълнителни органи, помощни комисии и звена.
Съвет на фондацията
Член 5. (1) Съвета на фондацията е върховен орган на Фондация;
(2) Съвета на фондацията се състои от 5 членове, които имат право на един глас и са с мандат от 5 години. Едно лице може да бъде преизбирано за член на Съвета на фондацията без ограничение.
(3) Най-малко трима от членовете на Съвета на фондацията са дарители, които са и членове на Съвета на дарителите. Съветът на дарителите има право да предлага на Съвета на фондацията избирането или освобождаването на членове от Съвета на фондацията. Предложението на Съвета на дарителите не обвързва Съвета на фондацията.
(4) Ако членовете на Съвета на фондацията не са в състояние да попълнят състава си, всяко лице от състава им, както и всяко лице, което би се ползвало от дейността на фондацията, може да поиска от окръжния съд по седалището й да попълни състава на органите си в съответствие с волята, изразена с учредителния акт.
(5) Членовете на Съвета на фондацията, които се освобождават, не гласуват.
Член 6. Съвета на фондацията избира измежду своите членове Председател, който ръководи работата на Съвета на фондацията и неговите заседания. Председателя на Съвета на фондацията и Изпълнителният директор на фондацията могат да са едно и също лице.
Член 7. (1) Съвета на фондацията се свиква на редовно заседание най-малко веднъж годишно от Председателя на Съвета на фондацията;
(2) Съвета на фондацията може да бъде свикан на заседание и от неговия Председател по писмено искане на една трета от неговите членове. В случай, че той не стори това в едноседмичен срок от датата на постъпване на искането, заседанието се свиква от поискалите го;
(3) Съвета на фондацията се свиква на заседание с писмена покана, която съдържа дневния ред, датата, часа, мястото и инициативата за провеждане на заседанието, изпратена най-малко три дни преди датата на заседанието, а при неотложни случаи и в деня на свикване на самото заседание.
(4) Освен предвидените в Устава на фондацията редовни заседания на Съвета на фондацията могат да се провеждат редовни срещи за обсъждане и планиране на дейността на фондацията, свикването на които се извършва от неговият Председател.
Изпълнителен директор
Член 8 . (1) Изпълнителният директор е управителен и представителен орган на Фондацията и се избира от Съвета на фондацията за срок от 5 години. Едно лице може да бъде преизбирано за Изпълнителен директор без ограничение.
(2) Изпълнителният директор може да е и Председател на Съвета на фондацията.
(3) Изпълнителният директор има право да извършва всички действия и сделки, които са свързани с дейността на Фондацията, да я представлява и да упълномощава други лица за извършване на определени действия.
(4) Изпълнителният директор няма право като орган на Фондацията да придобива, отчуждава и обременява с тежести недвижими имоти на Фондацията и да извършва безвъзмездни сделки и се разпорежда с имуществени права на Фондацията които са в размер над 25 000 лв. за всяка една от тези сделки или операции (с изключение на дарения, общи и частни завещания в полза на Фондацията); да поема менителнични задължения и да сключва договори за банков кредит или парични заеми (като заемател и заемодател) за над 10 000 лв., освен ако за всичко посочено в настоящата алинея не е овластен изрично от Съвета на фондацията.
Член 9 . Изпълнителния директор:
Съвет на дарителите
Член 10. (1) Съветът на дарителите е почетен и консултативен орган към Фондацията и не притежава управителни, контролни или представителни правомощия. Той подпомага дейността на Съвета на фондацията и Изпълнителния директор.
(2) В Съвета на дарителите може да участва всяко дееспособно физическо лице без оглед на гражданството, пол, етническа принадлежност, народност, религиозни, верски и политически схващания, което е извършило дарение не по-малко от левовата равностойност на 75 € (седемдесет и пет евро), приема целите на Фондация, желае да работи за тяхното осъществяване и е подало писмена молба, че желае да стане член на Съвета на дарителите. Юридическо лице, което се явява дарител може да посочи за член на Съвета на дарителите физическо лице което да го представлява.
(3) Членовете на Съвета на дарителите се избират и освобождават с решение на Съвета на дарителите. Членовете на Съвета на дарителите, които се освобождават, не гласуват.
(4) Съветът на дарителите има право да получава информация за дейността и за общите насоки в работата на Фондацията и неговата програмна политика;
(5) Членовете на Съвета на дарителите подпомагат набирането на средства, извършват проучвателна, разяснителна, пропаганда и други дейности, подпомагащи изпълнението целите на Фондацията и популяризират мисията, целите и дейността на Фондацията в обществото.
(6) Съветът на дарителите определя, разработва и подпомага осъществяването на приоритетни обществени проекти, касаещи дейността и основните цели на Фондацията.
(7) Съвета на фондацията води Почетна книга на дарителите, в която се записват всички дарители на Фондацията.
(8) Съветът на дарителите избират за срок от 3 години свой Председател, който свиква на заседания Съвета на дарителите, ръководи неговите заседанията и следи за редовното водене на протоколната книга за взети решение на Съвета на дарителите. Едно лице може да бъде преизбирано за Председател без ограничение. Той може да бъде сменен по всяко време.
(9) Дарителите, членове на Съвета на фондацията, са длъжни най-малко веднъж годишно да дават отчет пред Председателя на Съвета на дарителите, който осведомява дарителите за осъществената дейност на Фондацията и взетите решения на Съвета на фондацията.
(10) Заседанията на Съвета на дарителите са редовно проведени, ако на тях присъстват поне 35% от всички членове на Съвета на дарителите. Решенията се вземат с обикновено мнозинство от присъствалите на заседанието членове на Съвета на дарителите.
Когато необходимият кворум липсва, заседанието се отлага с един час по-късно на същото място и при същия дневен ред и може да се проведе независимо от броя на присъствуващите членове.
(11) Заседанията на Съвета на дарителите са открити и на тях със съвещателен глас могат да участват всички физически и представители на юридическите лица, които са извършили дарения или са подпомогнали Фондацията, приемат нейните цели и работят за тяхното осъществяване.
Секретариат на Фондацията
Член 11. (1) Секретариатът включва всички служители от щатния и нещатния състав на Фондацията;
(2) Дейността на всички органи на Фондацията се подпомага от Секретариата на Фондацията;
(3) Структурата, щатното разписание, длъжностните характеристики и реда за работа на Секретариата се съгласуват със Съвета на фондацията.
Kонтролен съвет
Член 12. (1) Контролният съвет изпълнява функциите на контролен орган, който следи за спазване на Устава на фондацията и гарантира съблюдаването на принципите на дейността на Фондацията.
(2) Контролния съвет се състои от 3 членове, които са представители на Съвета на дарителите.
(3) Членовете на Контролния съвет се избират и освобождават с решение на Съвета фондацията. Членовете на Контролния съвет имат мандат от 1 година.
(4) Избраните в Контролния съвет членове на Съвета на дарителите запазват правото си на глас в Съвета на дарителите.
Управление на имуществото на Фондацията. Вътрешни парични фондове
Член 13. Съветът на фондацията и Изпълнителният директор се грижат за стопанисването имуществото на Фондацията в съответствие с българското законодателство и Устава на Фондацията.
Член 14. (1) Разходи за сметка на Фондацията могат да се извършват в рамките на годишния бюджет, приет от Съвета на фондацията;
(2) Преди приемането на бюджета, Изпълнителният директор има право да извършва разходи за текущи нужди на Фондацията, като всеки следващ месец тези разходи се одобряват от Съвета на фондацията;
(3) Изпълнителният директор подготвя проекта за годишен бюджет и същия се одобрява от Съвета на фондацията;
(4) Всяка година до 31 април Изпълнителният директор представя пред Съвета на фондацията финансов отчет за предходната година.
Член 15. Средствата получени от собствена дейност и 25% от средствата получени като дарения във Фондацията могат да бъдат за заплата, административни и други нужди свързани с дейността на фондацията.
Член 16. Нареждания за плащания от банковите сметки на Фондацията се подписват от Изпълнителният директор или упълномощено от него лице.
Член 17. Всички фактури и други платежни документи се преподписват като одобрени от Изпълнителния директор.
Член 18. (1) Възнагражденията на служителите се изплащат на базата на договор, сключен с всеки служител, в който се определят и конкретните задължения на служителя и на Фондацията по отношение на социално и здравно осигурителните плащания и на дължимите държавни вземания;
(2) Допълнителни възнаграждения се изплащат по предложение на Изпълнителния директор на Фондацията и след решение на Съвета на фондацията. Тези допълнителни плащания следва да бъдат в рамките на приетия бюджет и да бъдат вписани във финансовия отчет;
Член 19. Доколкото не е предвидено друго, възникналите други въпроси относно стопанисването и разходването на имуществото на Фондацията се решават от Съвета на фондацията.
Член 20. (1) По волята на дарител, извършил дарение на Фондацията в размер на не по-малко от дванадесет минимални работни заплати може да бъде създаден вътрешен поименен паричен фонд за целево разходване на предоставените средства;
(2) Решението за създаването на поименния фонд се взема от Съвета на фондацията, който преценява съответствието между целите, за които се предоставят средствата и Устава на Фондацията и при липса на такова, волята на дарителя може да не бъде изпълнена.
(3) Основателите на поименни фондове имат право да присъстват на заседанията на Съвета на фондацията, на които се обсъжда разпределянето на средствата от техните фондове.
(4) Фондацията периодично информира дарителите за изпълнението на волята им.
Избягване на конфликт на интереси
Член 21. (1)За безвъзмездно разходване на имуществото на фондацията е необходимо решение, взето от Съвета на фондацията с мнозинство 2/3 от всички негови членове, когато е в полза на:
1. съпрузите, роднините им по права линия - без ограничение, по съребрена линия - до четвърта степен, или по сватовство - до втора степен включително на управителя и членовете на Управителния съвет;
2. лица, били в състава на управителните му органи до 2 години преди датата на вземане на решението;
3. юридически лица, финансирали фондацията до 3 години преди датата на вземане на решение;
4. юридически лица, в които посочените лица в т. 1 и 2 са управители или могат да наложат или възпрепятстват вземането на решения.
5. Фондацията не може да сключва сделки с лицата по т.3 г/, както и с юридически лица, в които посочените лица са управители или могат да наложат или възпрепятстват вземането на решения, освен ако сделките са в очевидна полза на фондацията или са сключени при общи условия, публично обявени и/или се отнасят за Сдружение с нестопанска цел за общественополезна дейност “Детство” гр.Пазарджик.
Член 22. Членове на Съвета на фондацията и служителите в Секретариата на Фондацията не могат пряко или косвено да извършват дейности по трудово или гражданско правоотношение, които:
1. са в противоречие с целите и принципите на Фондацията;
2. биха довели до конфликт на интереси;
3. или по друг начин нарушават или биха нарушили доброто име на Фондацията.
Условия за финансиране на нестопански организации и сключване на договори със стопански организации
Член 23. Подборът на организациите се извършва по ред, информацията за който трябва да бъде достъпна за всяко заинтересовано лице.
Член 24 . Съветът на фондацията приема своя програмна политика за всеки конкретен случай . Решението за програмна политика се взима с 2/3 от гласовете.
Член 25. Конкретните условия за финансиране по отделни програми се определят от Съвета на Фондацията.
Член 26 . В случаи на провеждане на конкурси за финансиране на нестопански организации, к онкурсните сесии се обявяват не по късно от 30 дни преди определения краен срок за представяне на проекти.
Член 27 . Съветът на фондацията приема пред всяка конкурсна сесия формуляр за кандидатстване и условия за конкурса. Формулярът и условията се предоставят на всички заинтересовани.
Член 28 . Решението за финансиране на проекти се взема от Съветът на фондацията с мнозинство от 2/3.
Член 29 . При равни други условия с предимство се ползват нестопански организации членове на Съвета на дарителите към фондацията.
Член 30 . За подпомагане на дейността на Съвета на фондацията при оценка на организациите кандидатстващи за финансиране към Фондацията могат да бъдат създавани помощни органи - експертен съвет и група за наблюдение и оценка, членовете на които се определят от Съвета на фондацията на професионален и регионален принцип;
Член 31. (1) За експерт на Фондацията може да бъде наето всяко дееспособно физическо лице, което:
1. има необходимите теоретични и практически познания във сферите на дейност на Фондацията;
2. познава местните нужди и притежава нужният опит;
3. познава дейността на организациите в една или повече от програмните области на Фондацията.
(2) Съветът на фондацията определя състава на помощните органи след конкурс по документи.
Член 32. (1) Всеки проект или предложение се оценява от минимум двама членове на Съвета на фондацията или експерти, на които се осигуряват условия за извършване на максимално обективна и независима оценка;
(2) При разглеждането на проекта или предложението се дава оценка съгласно критериите, определени от Съвета на фондацията.
(3) В случай, че двамата оценяващи са на противоположно становище относно финансирането на даден проект или предложение, се назначава арбитър от трети експерт, избран от Съвета на фондацията.
(4) Изпълнителният директор изготвя проект на договор за предоставяне на финансова помощ или за поръчка/доставка при общи условия и сключва договорите за финансиране;
(5) В случай на отказ за финансиране, по искане на заинтересованата организация, определен от Съвета на фондацията член на оценяващия помощен орган изготвя информация за мотивите за отказа, като същите се утвърждават от Съвета на фондацията.
Член 33. (1) Финансирането от Фондацията се извършва на отделни траншове след осъществяване на междинна оценка на постигнатото;
(2) Финансираните организации са длъжна да представят междинни отчети в срокове, определени от Съвета на фондацията за всеки конкретен проект.
Член 34. При неизпълнение на предвидените в одобрения проект дейности финансираната организация дължи връщането на неизползваната или нецелесъобразно използваната финансова помощ при условия и ред, уговорени в договора за предоставяне на финансова помощ.
Член 35. Доколкото не е предвидено друго, Изпълнителният директор решава възникналите други въпроси относно подпомагането на нестопанските организации или съответно сключването на договори с организации за поръчка и доставка на стоки и услуги.
Член 36. Помощните органи могат да подпомагат Съвета на фондацията и при осъществяване на дейности, свързани с набиране на средства от Фондацията, извършване на търгове за избор на изпълнители и доставчици на Фондацията както и във връзка с извършване на допълнителна стопанска дейност.
Правила за н аблюдение и оценка на финансирани от Фондацията проекти
Член 37. Комисия от 3 души, членове на Съвета на фондацията или определени от него експерти, извършва наблюдение и оценка на всички финансирани проекти, по график, определен от Съвета на фондацията.
Член 38. Фондацията периодично популяризира и информира дарителите за постигнатите резултати по всеки конкретен проект.
Счетоводство и отчетност на Фондацията
Член 39. Счетоводството на Фондацията се води от правоспособен счетоводител.
Член 40. (1) Годишният финансов отчет е публичен;
(2) Годишният отчет за дейността на Фондацията се приема от Съвета на фондацията и е обществено достояние;
(3) Административните разходи на Фондацията не могат да надхвърлят 25 % от годишния бюджет на Фондацията.
Член 41. Фондът се задължава да разгласи своите годишни финансови отчети и отчети за дейността сред дарителите и широката общественост.
Ред за водене на документацията и информационно обслужване на Фондацията
Член 42. Документацията, свързана с функционирането на Фондацията и книгите, които се водят съгласно Устава се съхранява в офиса на Фондацията.
Член 43. С всички материал предназначен за публикуване, който пряко или косвено засяга Фондацията е препоръчително предварително да се запознават членовете на Съвета на фондацията.
Преходни и заключителни разпоредби
Пар. 1. Този Правилник влиза в сила от датата на неговото приемане от Съвета на фондацията.
Пар. 2. При наличие на противоречие между разпоредбите на Правилника и тези на Устава на Фондацията приоритетно прилагане има Устава.
Председател на Съвета на фондацията:
/ Х. Ашикян /